Privacyverklaring

1. INLEIDING 

Bedankt dat u gebruik maakt van Citybooker. Citybooker maakt voor haar werking gebruik van digitale toepassingen. Binnen Citybooker worden uw persoonsgegevens verwerkt.  

Gegevensbescherming nemen wij heel ernstig. Wij baseren ons daarbij op de bepalingen van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) (ook bekend als General Data Protection Regulation of ‘GDPR’). 

Deze privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking en de bescherming van uw persoonsgegevens in het kader van het gebruik van Citybooker. 

Citybooker heeft zich ertoe geëngageerd geen aanvullende privacyverklaring(en) op de website te plaatsen die tegenstrijdige gegevens zou(den) bevatten ten aanzien van deze Privacyverklaring Citybooker. Mocht dit toch het geval zijn, dan primeren de bepalingen in deze Privacyverklaring Citybooker. 

Door Citybooker te gebruiken, geeft u informatie door die toelaat om u als persoon te identificeren. Deze Privacyverklaring geeft gedetailleerde informatie over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken. Wij raden u aan om dit document aandachtig door te lezen. 

Deze Privacyverklaring is van toepassing op de diensten die via Citybooker aangeboden worden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van andere sites en bronnen die verbonden zijn met Citybooker. 

Wie gebruik maakt van Citybooker aanvaardt deze Privacyverklaring.  

2. ALGEMEEN 

2.1 WIE IS DE VERANTWOORDELIJKE VOOR DE VERWERKING VAN UW GEGEGEVENS? 

Citybooker is een platform van Pencil42. Dit platform wil klanten ondersteunen bij het aanbieden van online reservaties. Met Citybooker wil Pencil42 innovatie en schaalvergroting voor klanten realiseren, zodat Citybooker aan u als gebruiker een meer efficiënte en kwalitatieve dienstverlening kan bieden.   

Pencil42 NV 

Tiensesteenweg 176/1, 3380 Glabbeek 

info@pencil42.be 

VAT: BE0668590514 

De Data Protection Officer (DPO) van Pencil42 kan worden bereikt via bovenstaand adres (t.a.v. Data Protection Officer), of via privacy@pencil42.be.  

2.2 WAT IS CITYBOOKER? 

Citybooker is een online platform met een ingebouwde reservatietool. Deze tool biedt extra mogelijkheden zoals uitgebreide rapportering, ingebouwde betalingsmodule, groepsreservaties en groepsbezoeken. 

Pencil42 wil Citybooker efficiënt, relevant en up-to-date houden en zal indien nodig of wenselijk ook nieuwe ontwikkelingen en/of koppelingen met andere systemen tot stand brengen, onder meer met het oog op: 

  • het aangepast houden van de dienstverlening aan actuele (technologische) ontwikkelingen en tendensen,  
  • bovenlokale culturele doeleinden,  
  • de verdere innovatie van het cultuurbeleid, 
  • wijzigingen in het wet- en regelgevend kader.  

Pencil42 zal hierbij als verwerkingsverantwoordelijke steeds alle passende maatregelen nemen ter bescherming van uw persoonsg* egevens.  

2.3 WAT IS DE ROL VAN CITYBOOKER? 

Om u haar diensten te kunnen aanbieden, moet Citybooker uw persoonsgegevens kunnen verwerken.   

Een aantal zaken vallen onder de (verwerkings)verantwoordelijkheid van Citybooker. Citybooker kan er namelijk zelf voor kiezen om een aantal aanvullende diensten te verlenen, zoals nieuwsbrieven, online betalen, … Indien Citybooker dit doet, dan dient zij als verwerkingsverantwoordelijke u de nodige informatie te verstrekken in verband met de impact van de aanvullende diensten op uw privacy.  

3 HET HOE EN HET WAAROM VAN DE VERWERKING VAN UW GEGEVENS 

3.1 OP WELKE MANIER WORDEN UW GEGEVENS VERZAMELD? 

Wanneer u de reservatietool van Citybooker bezoekt, dan worden een beperkt aantal bezoekersdata bijgehouden. Het gaat enerzijds om anonieme of geaggregeerde gegevens (zoals browser type, het besturingsprogramma dat u gebruikt, de pagina’s die u op onze website bezoekt, …) en anderzijds om uw IP-adres. Dit wordt omstandig uitgelegd in de aparte Cookieverklaring, die u in de footer van de reservatietool terugvindt. Hierin wordt ook verduidelijkt wat u zelf kan doen om (deels) te vermijden dat dergelijke gegevens worden bijgehouden.  

Bij het (éénmalig) registreren op Citybooker dient u uw voornaam, naam en e-mailadres te verstrekken. Vanaf dan kan u zich aanmelden met uw e-mailadres en zelfgekozen paswoord. 

Wanneer sterke authenticatie vereist is kan je steeds aanmelden met de IDM, hiervoor hoef je je niet te registreren. 

Zo kan u altijd correct geïdentificeerd worden bij het aanmelden. 

In het kader van inschrijving voor/deelname aan activiteiten of events op Citybooker kan er gebruik worden gemaakt van webformulieren. Hierbij worden een aantal persoonsgegevens opgevraagd die moeten toelaten uw inschrijving administratief te verwerken.  

3.2 WELKE GEGEVENS WORDEN VERZAMELD? 

  • Persoonlijke identificatiegegevens: voornaam, achternaam, telefoonnummer (privé, werk), adres (privé, werk), identificatiegegevens toegekend door verantwoordelijke; 
  • Rijksregisternummer: Rijksregisternummer; 
  • Persoonlijke bijzonderheden: Leeftijd, geslacht, geboortedatum 
  • Contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres; 
  • Login-gegevens: e-mailadres, paswoord; 
  • Bestelgegevens: bestellinghistoriek (wat gereserveerd, wanneer gereserveerd, bestellingstatus), betalingshistoriek (welke openstaande bedragen, welke bedragen wanneer betaald); 
  • Loggegevens van gebruikersactiviteiten, bv. IP-adres, muisbewegingen, tijd op de website; 
  • Anonieme of geaggregeerde gegevens in het kader van websitegebruik, bv. browser type, het gebruikte besturingsprogramma, de bezochte pagina’s (zie ook de Cookieverklaring in de footer van de website); 
  • Financiële identificatiegegevens: identificatie- en bankrekeningnummers, nummers van krediet- of debetkaarten, geheime codes. 

3.3 WAAROM WORDEN UW GEGEVENS BIJGEHOUDEN EN VERWERKT? 

Uw gegevens worden bijgehouden en verwerkt voor volgende doeleinden: 

  1. Identificatie en autorisatiedoeleinden

zodat u correct kan geautoriseerd worden in Citybooker; 

  1. Functionele doeleinden 

zodat we u de Citybooker diensten kunnen verlenen; 

zodat we de website permanent kunnen optimaliseren voor de gebruikers; 

zodat we u op de hoogte kunnen brengen van functionele of technische wijzigingen aan Citybooker die belangrijk zijn in het kader van het gebruik ervan;  

  1. Doeleinden voor uitwisseling van gegevens 

zodat u gebruik kan maken van de online diensten van Citybooker; 

  1. Beheerdoeleinden 

zoals gebruikersbeheer door bevoegde medewerkers en helpdesk door bevoegde medewerkers van Pencil42 of van de IT-leveranciers (verwerkers) van Pencil42; 

  1. Loggingdoeleinden 

zoals registratie van gebruikersactiviteiten voor probleemoplossing en audit, en in functie van optimalisering van de dienstverlening aan u als gebruiker; 

  1. Statistische doeleinden 

zoals het gepseudonimiseerd genereren en inzien van rapporten en statistieken op basis van gebruik vanuit perspectief van Citybooker en vanuit bovenlokaal (regionaal of Vlaams) perspectief; 

  1. Doeleinden voor communicatie en direct marketing 

zoals communicatie over activiteiten en diensten van Citybooker en over beschikbare diensten -en toepassingen. 

Mocht u niet akkoord gaan met de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van de doeleinden vermeld in artikel 3.3 punt 7, dan beschikt u over verschillende manieren om dit aan te geven (zie verder bij artikel 3.8).  

3.4 WAT IS DE RECHTSGROND VAN DE VERWERKING? 

De verwerking van uw persoonsgegevens is gestoeld op de volgende wettelijke verwerkingsgronden: 

Verwerkingen ikv identificatie en autorisatiedoeleinden, functionele (communicatie)doeleinden, beheerdoeleinden, en doeleinden voor uitwisseling van gegevens 

  • De verwerking van persoonsgegevens ingevolge het gebruik van Citybooker (inclusief het gebruik van digitale toepassingen) gebeurt op basis van de overeenkomst tussen Pencil42 en de gebruiker naar aanleiding van het aanmaken van een profiel of de aanmelding voor een digitale toepassing. Deze verwerkingen zijn noodzakelijk om aan de gebruikers de gevraagde diensten te kunnen leveren. 

Verwerkingen ikv loggingdoeleinden 

  • Verwerkingen ikv loggingdoeleinden gebeuren op basis van het gerechtvaardigd belang van Pencil42 en haar klanten. 
  • Betrouwbare loggegevens zijn essentieel om klanten en Pencil42 nieuwe inzichten te geven in werking in functie van vernieuwing en verbetering van de diensten voor de eindgebruikers 
  • Bij het gebruik van de reservatietool kunnen een aantal anonieme of geaggregeerde gegevens en uw IP-adres worden opgeslagen via cookies. Voor de niet-noodzakelijke cookies gebeurt dat enkel op basis van uw expliciete toestemming, via actieve opt-in (zie hierover ook de Cookieverklaring in de footer van de website). 

Verwerkingen ikv statistische doeleinden 

  • Verdere verwerking met het oog op statistische doeleinden is een met de oorspronkelijke doeleinden verenigbare verwerking (zie art. 89 AVG; zie ook de Gegevensbeschermingswet van 30 juli 2018). Verwerkingen voor statistische doeleinden gebeuren op gepseudonimiseerde wijze. 
  • Betrouwbare statistische gegevens zijn essentieel om klanten en Pencil42 nieuwe inzichten te geven in de brede werking in functie van vernieuwing en verbetering van de digitale diensten voor de eindgebruikers. 

Verwerkingen ikv direct marketing doeleinden 

  • Het u op de hoogte brengen van andere digitale producten en diensten binnen het platform van Citybooker is een met het Citybooker-profiel verenigbare verwerking en in het gerechtvaardigd belang van de klanten en Pencil42 (zie hierover ook 9. “Kan u uw keuze rond communicatie en direct marketing ingeven?”). 
  • U beschikt wel steeds over de mogelijkheid om aan te geven dat u dit niet wenst, dit kan al tijdens het registratieproces, of op een later moment via het Menu, of via opt-out bij elke verdere communicatie. 

3.5 WAAR WORDEN UW GEGEVENS BEWAARD? 

Alle gegevens die in het kader van het gebruik van Citybooker verzameld worden, worden gehost op een externe locatie binnen de EU in functie van effectief beheer van de systemen door de IT-leveranciers.  

Uw gegevens worden niet doorgegeven aan derden, tenzij dit nodig is voor de beoogde verwerking (zie hierboven: rol van Citybooker, rol van IT-leveranciers van de systemen). Uw gegevens worden niet doorgegeven buiten de EU. 

3.6 HOE LANG WORDEN UW GEGEVENS BIJGEHOUDEN? 

De gegevens meegedeeld in functie van registratie en aanmelding op Citybooker worden bijgehouden tot maximaal twee jaar nadat u uw login voor het laatst heeft gebruikt.  

De gegevens meegedeeld in het kader van het gebruik van webformulieren worden bewaard tot maximaal twee jaar nadat de inschrijving administratief is verwerkt en voltooid.  

De anonieme of geaggregeerde gegevens en het IP-adres, verzameld via cookies in het kader van het gebruik van Citybooker (zie ook de Cookieverklaring, in de footer van de website), worden 26 maanden bijgehouden.  

Deze bewaartermijnen laten ons toe enerzijds voldoende gebruiksanalyse te kunnen uitvoeren ter optimalisatie van Citybooker en anderzijds gepseudonimiseerd rapporten en statistieken te kunnen maken vanuit perspectief van Citybooker en vanuit bovenlokaal (regionaal of Vlaams) perspectief. 

3.7 KAN U UW KEUZE ROND COMMUNICATIE EN DIRECT MARKETING INGEVEN? 

Volgende communicatie kan u toegestuurd worden: 

  • Functionele communicatie 

Citybooker kan u op de hoogte brengen van functionele of technische wijzigingen aan de reservatietool die belangrijk zijn in het kader van het gebruik ervan.  

  • Direct marketing communicatie  

Citybooker kan uw e-mailadres gebruiken om u communicatie te sturen over de activiteiten, producten en diensten van Citybooker waarop u geabonneerd bent.  

Op het moment dat u een Citybooker-login aanmaakt, kan u uw keuze betreffende dergelijke berichten bepalen. Indien u geen/niet langer dergelijke berichten wenst te ontvangen, hebt u de mogelijkheid om dit kenbaar te maken: u kan uw recht op bezwaar uitoefenen (zie verder, ‘Hoe laat u uw rechten gelden’). 

Opgelet, het kan zijn dat u ook van de klant eigen communicatie en nieuwsbrieven ontvangt. Hiervoor is de klant zelf verantwoordelijk en uw toestemming hiervoor kan op een andere manier bekomen zijn (bijv. via aanvaarding van het gebruikersreglement). Het feit dat u op de website aangeeft geen direct marketing van Citybooker te willen ontvangen, heeft dus niet automatisch tot gevolg dat u ook geen nieuwsbrieven van de klant zal krijgen.    

3.8 HOE LAAT U UW RECHTEN GELDEN? 

U hebt altijd het recht om de door u meegedeelde persoonsgegevens (onder de voorwaarden vermeld in de AVG) 

  • op te vragen en in te kijken (art. 15 AVG), of over te dragen (art. 20 AVG); u kan in dat kader een volledige export van uw persoonsgegevens in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat verkrijgen; 
  • te (laten) wijzigen of vervolledigen (art. 16 AVG); 
  • te (laten) schrappen (art. 17 AVG). 

Dit kan met betrekking tot één of meerdere van de hierboven vermelde doeleinden. 

U kan ook vragen om volledig te worden verwijderd uit alle databases. U wordt dan ‘vergeten’ en op geen enkele manier nog gecontacteerd. 

Daarnaast heeft u steeds het recht om 

  • Beperking van de verwerking te vragen (art. 18 AVG); 
  • Bezwaar te maken tegen de verwerking (art. 21 AVG). 

U kan uw rechten uitoefenen door een eenvoudig verzoek te mailen naar privacy@pencil42.be. 

Vermeld in uw verzoek steeds: 

  • Voor- en achternaam van de persoon die u wil verwijderen of wijzigen; 
  • E-mailadres van de persoon die u wil verwijderen of wijzigen; 
  • Welke persoonsgegevens u precies wil inkijken of opvragen; 
  • Welke wijzigingen u precies wil doorvoeren, of welke gegevens u precies wil verwijderen; 
  • Desgevallend: welke beperking van de verwerking u vraagt; 
  • Desgevallend: de inhoud van uw bezwaar, en het gevolg dat u wenst dat eraan gegeven wordt. 

Binnen 30 dagen na ontvangst van het verzoek (behoudens verlenging van deze termijn, overeenkomstig art. 12 AVG) zal u informatie verstrekt worden over het gevolg dat aan uw verzoek gegeven is. 

3.9 BEVEILIGING VAN DE GEGEVENS 

Pencil42 neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen ter bescherming van uw persoonsgegevens en om de betrouwbaarheid, beschikbaarheid en integriteit ervan te garanderen. 

Met de IT-leveranciers van Citybooker zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten op basis van de systematiek van de “referentiemaatregelen voor de beveiliging van elke verwerking van persoonsgegevens” van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (nu: Gegevensbeschermingsautoriteit). Deze verwerkers zijn gevestigd binnen de EU, zijn er contractueel toe verbonden het privacybeleid van Pencil42 strikt te respecteren, en handelen enkel op instructie van Pencil42. 

Iedereen die namens Pencil42, Citybooker, of de hierboven genoemde verwerkers geautoriseerd is om toegang te hebben tot uw persoonsgegevens is voldoende geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en privacy, en gebonden aan geheimhouding van die informatie.  

3.10 ALS HET MISGAAT 

We springen zo zorgvuldig mogelijk om met uw persoonsgegevens en houden die beveiligd bij.  

In het geval er toch een datalek of gegevensdiefstal plaatsvindt, wordt de DPO onmiddellijk op de hoogte gebracht. De melding zal binnen de 72 uur gemeld worden aan de Gegevensbeschermingsautoriteit m.b.v. een officieel meldingsformulier.  De DPO zal vervolgens de nodige stappen ondernemen om de schade te beperken en betrokkenen hiervan op de hoogte te brengen. Na afloop wordt geëvalueerd hoe dit kan worden voorkomen in de toekomst. 

Het verspreid geraken van uw persoonsgegevens door gegevensdiefstal of datalekken kan geen aanleiding geven tot schadeclaims ten aanzien van ons, tenzij wij vastgesteld in gebreke gebleven zijn om een adequaat beveiligingsniveau te verstrekken. 

3.11 KLACHTEN 

Heeft u ondanks onze voorzorgsmaatregelen toch klachten over ons gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact met privacy@pencil42.be. 

Binnen 30 dagen na ontvangst van het verzoek (behoudens verlenging van deze termijn, overeenkomstig art. 12 AVG) zal u informatie verstrekt worden over het gevolg dat aan uw verzoek gegeven is. 

Meer informatie over klachtenprocedures vindt u op de website van de Vlaamse Toezichtcommissie. 

3.12 WIJZIGINGEN 

Deze Privacyverklaring kan wijzigen. Wij passen de regels en voorwaarden aan om uw privacy zo goed mogelijk te beschermen en op een transparante manier met uw persoonsgegevens om te gaan. Neem dus geregeld opnieuw een kijkje. De laatste aanpassing dateert van 19 februari 2024.